Frais réels des VRP

La production des frais réels s'impose pour le calcul de l'assiette de la CSG pour les Multicarte. C'est la raison pour laquelle il nous a semblé opportun de publier un lexique des frais réels, faisant le point sur ce qui est admis par l'administration des impôts, pour permettre à chacun de se préparer à poser ce genre de déduction, en rappelant qu'en matière, ce qui importe, c'est d'acquérir le réflexe de ramasser toutes les factures et notes relatives à l'exercice de la profession.

Une bonne méthode est aussi d'ouvrir un compte bancaire spécifique et de se faire délivrer une carte de crédit qui servira exclusivement au règlement des frais professionnels, le relevé mensuel de la carte de crédit, servant en quelque sorte de comptabilité à l'appui des factures et permettant ainsi une réelle simplification de la gestion de ceux-ci.

En principe de base, seuls peuvent être déduits les frais engagés pour l'acquisition ou la conservation d'un revenu professionnel. Ces frais doivent faire l'objet d'un justificatif prouvant la réalité de la dépense, au cours de l'année d'imposition. Il faut noter que l'administration s'est toujours refusée à établir une liste qui, si elle n'était pas qu'indicative, ne recouvrirait pas tous les cas de figure pouvant se trouver chez les contribuables et aurait le désavantage de bloquer certains frais dont la nature à prévoir la variété des situations de fait en matière de frais professionnels.

Il faut en particulier, noter qu'un salarié ne peut-être regardé comme ayant apporté la justification du montant réel de ses frais lorsque, d'une part, de nombreuses factures n'ont pas été datées au moment de leur règlement et que quelques-unes d'entres elles ne comportent le nom d'aucun établissement.

D'autre part, s'il existe entre les notes d'hôtels et de restaurants, les factures relatives à l'entretien de l'automobile et les dépenses de carburant qui figurent sur un relevé spécial, de très nombreuses et graves divergences de date d'origine, alors que l'état récapitulatif les présente comme relatives à une même étape, ces divergences enlèvent à ces pièces toute valeur probante.
Liste des 33 frais que nous jugeons importantsAffranchissement : avec justificatifs (double du bordereau d'achat de timbres, tamponné par le bureau de poste où l'achat à été effectué).

Abonnement : à des publications.

Assurances : primes d'assurance automobile, pour la fraction de la prime correspondant à l'utilisation professionnelle du véhicule.

CIP : timbre fiscal à acquitter pour la délivrance ou le renouvellement annuel de la carte d'identité professionnelle des VRP.

Consommations : les représentants en vins, apéritifs, liqueurs et spiritueux peuvent être amenés à consommer et à offrir des consommations dans les établissements qu'ils visitent. L'administration doit tenir compte de cette activité particulière qui ne permet pas toujours la production de justificatifs.

Cotisations syndicales : elles sont déductibles dans leur totalité (alors que, lorsque le salarié n'opte pas pour la déduction de ses frais réels, les cotisations syndicales ouvrent droit à une réduction d'impôt égale à 30 % de leur montant, pris dans la limite de 1 % de la rémunération imposable).

Déménagements : déductibles si le salarié est contraint de changer de résidence pour obtenir un nouvel emploi. Non déductibles si déménagement pour convenances personnelles.

Documentation : frais admis en déduction s'ils ont pour objet de permettre au salarié de se mettre à jour et de se perfectionner dans sa profession ou d'augmenter ses connaissances professionnelles.

Double résidence : si le salarié travaille et habite dans un lieu différent de celui où réside sa famille, à condition qu'il s'agisse d'une contrainte inhérente à l'emploi.

Formation : les dépenses supportées en vue d'acquérir un diplôme ou une qualification permettant aux salariés d'améliorer leur situation ou d'obtenir un nouvel emploi.

Fournitures de bureau : pour le petit matériel, les biens d'une valeur unitaire hors taxe ne dépassant pas 380 € (montant donné à titre indicatif, à vérifier), la déduction du prix d'acquisition est admise.

Honoraires d'avocat : frais de procès supportés pour obtenir le paiement de salaires. Attention, la déduction ne peut concerner que la part des honoraires correspondant à l'obtention de sommes ayant le caractère de salaire imposable. En conséquence les honoraires afférant à une indemnité de licenciement, de clientèle ou à des dommages-intérêts ne sont pas déductibles.

Hôtels : il convient de pouvoir produire les factures et de justifier de la nécessité de loger à l'hôtel. En principe l'administration n'a pas à apprécier l'opportunité du choix de la catégorie de l'établissement.

Impôts locaux : la fraction des impôts locaux acquittés et correspondant à la partie de l'habitation principale affectée à l'exercice de l'activité professionnelle.

Invitations : les frais d'invitation sont pris en compte pour la totalité de leur coût. Conseil : porter le(s) nom(s) du ou des clients invités sur les notes de restaurant.

Intérêts d'emprunt : la partie des intérêts d'un emprunt contracté pour l'acquisition de l'habitation principale correspondant à la pièce utilisée comme bureau pour les besoins de la profession de représentant.

Local professionnel (location) : une quote-part du loyer et des charges de l'appartement occupé si l'activité professionnelle rend nécessaire l'installation d'un cabinet de travail au domicile personnel.

Local professionnel (achat) : la déduction d'un loyer fictif ou de la valeur locative du bien n'est pas autorisée. Seule la dépréciation effectivement subie par le local au cours de l'année d'imposition pourrait être prise en compte.

Matériel, mobilier de bureau : déduction possible s'il s'agit de biens susceptibles de se déprécier. La déduction est limitée à la dépréciation constatée au cours de l'année. Mode d'amortissement linéaire c'est-à-dire à annuités constantes tout au long de la période d'amortissement. Le taux d'amortissement est fonction de la durée normale d'utilisation. Pour le matériel de bureau, le taux d'usage est de 10 à 20 % et pour le mobilier de bureau de 10 %.

Ordinateur : l'achat d'un ordinateur utilisé à des fins professionnelles, amortissement linéaire c'est-à-dire à des annuités constantes tout au long de la période d'amortissement. Le taux d'amortissement est fonction de la durée normale d'utilisation, soit environ 15 %.

Personnel : (Il est rappelé qu'il est possible de salarier une personne dès lors que ce collaborateur n'a pas fonction de sous-agent.) les sommes versées à un collaborateur auquel le salarié a recours pour le seconder dans l'exercice de sa profession ont le caractère de dépenses professionnelles déductibles (salaires et charges sociales).

Relation avec la clientèle : il est admis que les dépenses occasionnées par les relations avec la clientèle (par exemple, frais de correspondance, invitations, cadeaux...) pour lesquelles il est difficile de fournir des justifications, soient évaluées forfaitairement à 2 % du montant des commissions, la déduction à ce titre étant toutefois limitée à 533 € (montant donné à titre indicatif, à vérifier).

Repas : il n'est tenu compte que du supplément pour nourriture prise au dehors du domicile. Cette valeur est estimée forfaitairement à une fois le minimum garanti pour les salariés dont la rémunération n'excède pas le plafond annuel de la sécurité sociale et à une fois et demie ce minimum pour les autres salariés.

Salons professionnels : ces frais (voyages, hébergement et restauration) sont déductibles pour leur intégralité sous réserve de la production des factures justificatives. Si une partie ou la totalité de ces frais est remboursée par l'entreprise, il faut ajouter le montant du remboursement au revenu total déclaré.

Stationnement : l'administration admet quelquefois que les frais de parcmètres ne soient pas toujours assortis de justificatifs. Il convient en revanche de pouvoir apporter des éléments d'information suffisamment précis et concordants à l'appui de l'état des frais dont la déduction est demandée.

Stage : les dépenses occasionnées par un stage de perfectionnement lorsque le stage imposé par l'employeur est obligatoire pour le salarié.

Téléphone et télécopie : quote-part professionnelle des facturations.

Utilisation mixte : attention, utilisation mixte, personnelle et professionnelle du véhicule : s'il s'agit d'un véhicule de société, l'utilisation privée constitue un avantage en nature dont la valeur doit être ajoutée à la rémunération imposable. S'il s'agit d'un véhicule personnel, seule est admise en déduction la part des frais qui résulte de l'utilisation professionnelle.

Voiture : il s'agit du poste habituellement le plus lourd sur le plan financier, et donc celui qui doit être surveillé avec le plus d'attention. Le barème des indemnités kilométriques publié chaque année en janvier par l'administration fiscale peut servir de base d'évaluation et, le cas échéant, de négociation, mais le contribuable n'est pas dispensé pour autant de disposer des justificatifs des frais réellement engagés.

Par ailleurs l'utilisation du barème n'est pas exclusive dans la prise en compte de frais réels supplémentaires non prévus par le barème tels les frais financiers d'intérêts d'emprunt, ou frais de garage. Les éléments retenus pour la détermination du prix de revient des véhicules par cette indemnité kilométrique sont les suivants : dépréciation du véhicule, frais de réparation et d'entretien, dépenses en pneumatiques, taxes différentielles sur les véhicules à moteur, consommation de carburant et prime d'assurance. Le recours au barème forfaitaire de l'administration ne dispense pas de devoir justifier en cas de contrôle de la réalité du kilométrage revendiqué.

Cette vérification peut par exemple se faire par recoupement avec les notes d'hôtels et de restaurants, voire en sollicitant une attestation d'employeur(s) relative aux tournées effectuées ou encore en produisant les factures d'entretien du véhicule, pour l'année, si celles-ci font mention du kilométrage effectué. Si le salarié choisit de déduire le montant réel de ses dépenses professionnelles liées à la voiture, il doit pouvoir justifier de chaque poste au moyen des factures conservées.

Vente d'un bien : vente d'un bien durable. Le régime des plus-values ou moins-values professionnelles n'est pas applicable aux salariés.

Vêtements : les dépenses vestimentaires ne sont en principe déductibles que si elles se rapportent à des vêtements spécifiques à l'exercice de la profession et qu'elles excèdent celles qui correspondraient normalement au niveau de revenu du contribuable.

Véhicule (la dépréciation) : le montant de la déduction à prendre en compte au titre de l'acquisition des biens dont la durée d'utilisation est supérieure à un an s'entend de la dépréciation effective que ces biens ont subis au cours de l'année d'imposition. Dès lors, la déduction intégrale au titre d'une même année du prix de revient du bien n'est pas autorisée. La dépréciation effective correspond à la perte réelle de valeur du bien. L'année de l'acquisition, elle est donc égale à la différence entre le prix d'acquisition et la vente réelle du bien du dernier jour de l'année ; pour les années suivantes, elle est égale à la différence entre la valeur réelle du bien du premier jour et au dernier jour de l'année.

Voyage à l'étranger : le montant des dépenses exprimé en monnaies étrangères sur les pièces justificatives doit être converti en euros, en principe d'après le cours du change de ces monnaies au jour du paiement de la dépense. Toutefois dans un souci de simplification, il est admis que le calcul soit fait en utilisant la moyenne de l'année.

Mais n'oublions pas que les frais de réparation consécutifs à un accident ne sont déductibles que si l'accident est survenu au cours d'un déplacement professionnel. Et le salarié qui utilise pour ses déplacements professionnels un véhicule faisant l'objet d'un contrat de crédit-bail peut, dans le cadre des frais réels, déduire de son revenu imposable, en sus du prix de location, les dépenses de carburant, de réparation et d'entretien, des primes d'assurances, de la taxe différentielle sur les voitures automobiles et des frais de garage.

Justifications insuffisantes : faute de justifications suffisantes, l'administration est en droit de limiter les frais de transport au montant résultant du barème kilométrique à la distance que le contribuable justifie avoir parcourue à titre professionnel.